Bezoekersregistratie aan de receptie

Sander van Breukelen is inmiddels alweer enige tijd de adviseur bij bouwens& als het gaat over veiligheid en beveiliging. Hij vertelt over zijn werkzaamheden en bespreekt of en waarom bezoekersregistratie voor bedrijven en organisaties belangrijk is.

Beveiliging en gastvrijheid

Sander is in zijn loopbaan al vele vormen van beveiliging tegengekomen. Van evenementen tot persoonsbeveiliging, en van festivals tot het inrichten van de algehele veiligheidssituatie van een schoolgebouw. Ook receptie beveiliging kan niet ontbreken in dit rijtje. Hij heeft in al die jaren een behoorlijke hoeveelheid kennis en ervaring opgebouwd. De rode draad die opvalt als we hem spreken is dat hij vanaf zijn eerste werkervaring altijd plezier heeft gehad in het nadenken over de processen die schuilgaan achter de beveiliging van ruimtes en groepen mensen. Die eigenschap, gecombineerd met zijn opvatting dat goede beveiliging altijd begint bij gastheerschap en vriendelijkheid, maken hem een waardevolle adviseur voor bouwens&. 

Bezoekersregistratie en kantoorbeveiliging

Van Beveiliger Plus, de gastheer in beveiliging van bouwens&, werd Sander vanwege zijn uitgebreide ervaring met beveiligingsvraagstukken al snel de coördinator voor nieuw op te starten locaties. Gevraagd naar zijn visie op kantoorbeveiliging en bezoekersregistratie benadrukt hij direct dat er altijd een “synergie” dient te zijn tussen systemen en manbeveiliging. “Ik geloof er heel erg in dat je bijvoorbeeld het implementeren van toegangspoortjes altijd moet combineren met gastvrijheid in de vorm van een Security Host. Als je bij jouw beveiliging mensen betrekt die de systemen begrijpelijk maken voor bezoekers en dat goed begeleiden hoeft het niet zo’n uitdaging te zijn als veel mensen denken.”

Zelfs de beste systemen zijn dus afhankelijk van een goede begeleiding en uitvoering door de betrokken beveiligers. “Onze filosofie is dan ook dat we niet werken met beveiligers, maar met gastheren en –vrouwen die toevallig een beveiligingspapiertje op zak hebben.”

Waarom bezoekersregistratie?

Toch is het wel belangrijk om een systeem te hebben dat bijhoudt wie er wanneer in het kantoor aanwezig is. Sander legt uit waarom bezoekersregistratie volgens hem altijd nut heeft. Daarbij is het zaak te onthouden dat hij onder bezoekersregistratie ook het registreren van personeel en bijvoorbeeld leveranciers verstaat. “Kijkend naar de veiligheid, bijvoorbeeld in geval van calamiteiten, is het zaak om te weten wie zich op dat moment in het pand bevinden en waar.”

Bezoekersregistratie en toegang

Maar ook als we niet uitgaan van brand of andere nare gebeurtenissen is het volgens Sander duidelijk waarom bezoekersregistratie voor veel bedrijven een logische keuze is. Bijvoorbeeld vanwege het al dan niet verlenen van toegang tot specifieke afdelingen van een kantoorgebouw aan personeel of leveranciers. “Neem een advocatenkantoor. Een medewerker die is aangenomen voor ondernemingsrecht en daarvoor op de achtste verdieping moet zijn, heeft niets te zoeken op de derde verdieping, waar finance zich bevindt.” Ook benadrukt Sander het voordeel van het inzicht in de beweging van mensen in een kantooromgeving.

Bezoekersregistratie en privacy

Bedrijven die ervoor kiezen om bezoekersregistratie te implementeren zijn verplicht zich te houden aan regelgeving die hiervoor is opgenomen in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Sander wijst erop dat de verplichting zich hieraan te houden ligt bij de contracterende partij en niet bij de uitvoerende beveiligingsorganisatie. “Daarvoor is een gericht intern onderzoek nodig naar de beveiligingsprocessen in een organisatie. Uiteraard kunnen wij daarin als uitvoerende partij met onze ervaring wel adviseren.”

Systemen voor bezoekersregistratie

Bezoekersregistratie gebeurt meestal niet meer met geschreven formulieren, maar in softwaresystemen. In een dergelijk centraal systeem (bijvoorbeeld Proxyclick, Envoy, Ultimo of Axxerion) kan een medewerker een aanstaande bezoeker noteren. Zodra deze zich bij de receptie meldt ontvangt hij of zij een bezoekerspas en wordt er een nummer aan de bezoeker gekoppeld. Ook wordt de te bezoeken medewerker ingelicht. De pas biedt uiteraard slechts toegang tot dat deel van het gebouw waar de bezoeker diens afspraak heeft. Zodra de pas wordt ingeleverd ‘verdwijnt’ de bezoeker uit het systeem en vervalt ook de toegang. “Natuurlijk is daar achteraf een uitdraai van te maken, zodat precies te bepalen is wie wanneer waar was op die dag.”

De toekomst van bezoekersregistratie

Technologie heeft een flinke invloed op beveiliging en het volgen van personen in een ruimte. Hoe zit het bijvoorbeeld met gezichtsherkenningssoftware? In theorie zou een bedrijf bezoekers en medewerkers constant kunnen monitoren in de tijd dat zij zich in het kantoor bevinden. “Ik vind dat je bij dit soort systemen en eigenlijk in het algemeen altijd moet nadenken wat nu precies het doel is van het systeem dat je wil gaan gebruiken. Hoe verder deze systemen zich ontwikkelen, hoe meer we onszelf bepaalde morele vragen moeten stellen. Willen we alles inzetten dat technisch mogelijk is, of willen we eigenlijk vooral dat mensen zich veilig voelen en met een goed gevoel naar hun werk komen?”

De menselijke maat blijft essentieel 

Alhoewel Sander dus overtuigd is van de waarde van systemen voor bezoekersregistratie, komt hij zelf aan het einde van ons gesprek nog eens terug op het belang van de menselijke factor. “Een systeem installeren is slechts het halve werk. Vervolgens heb je mensen nodig die dat systeem proactief en servicegericht begeleiden. Ik heb liever dat de medewerkers op de vloer gezichten van medewerkers of terugkerende bezoekers herkennen dan dat de camerasoftware dat doet.”