b

Inspirerend leidinggeven aan de facilitaire afdeling

Moderne facility manager omarmt verandering

Artikel door Stephanie de Graaff

Inspirerend leidinggeven aan de facilitaire afdeling

Het volstaat voor de facility manager niet meer om simpelweg top-down te leiden. Echte veranderingen komen van onderaf. Toch begint het bij de facility manager zelf. Maar hoe pak je dat aan?

Facility manager: een pittige baan!

De gemiddelde facility manager uit het vorige millennium zou vandaag de dag vrijwel zeker naar leiderschapstraining worden gestuurd. Een facility manager moet tegenwoordig namelijk empathisch zijn en verder kijken dan de eigen facilitaire afdeling. Er dient begrip te worden getoond voor bezoekers, klanten, medewerkers, directieleden, leveranciers, en collega’s; dat is nogal wat! Ook dient de facility manager op de hoogte te zijn van ontwikkelingen in het nieuws en de branche waarin het bedrijf opereert. Goed kunnen luisteren, openstaan voor feedback, zelfverzekerd opereren; dat alles dient de facility manager te doen in een razendsnel veranderende omgeving.

Dat laatste is misschien wel de grootste uitdaging voor de moderne facility manager. Veranderingen lijken steeds sneller te gaan en de gevolgen lijken ook steeds verstrekkender. Weinig facility managers kunnen ontsnappen aan game changers zoals technologische innovaties, nieuwe kantoorconcepten, hospitality, kostenbesparing, en facilitaire regie. De toekomst valt dan ook niet te voorspellen.

De moderne facility manager houdt zichzelf een spiegel voor om zich bewust te worden van het eigen gedrag. Dan kan echt aan verandering worden gewerkt. Want zoals een voetballer dagelijks traint voor de wedstrijd, moet een facility manager elke dag oefenen om effectiever en beter te functioneren.

Een dynamische FM is een goede FM

Je moet je als facility manager dus blijven ontwikkelen. Wat je op jouw positie heeft gebracht, is geen garantie dat je die positie houdt. Welke verwachtingen heeft een moderne werkgever eigenlijk van facility managers?

De belangrijkste eigenschap in deze tijd is een open houding richting die snel veranderende wereld, ondanks de stress van een volle agenda en lastige stakeholders. Uiteraard blijven ook kennis en vaardigheden belangrijk om mensen snel en accuraat bij te staan. Echter, sinds de financiële crisis ligt de nadruk steeds meer op gedrag en karakter. Hiermee kan de facility manager zich op een positieve manier onderscheiden.

Trainingen en cursussen spelen hierop in. Leiderschap is aan te leren en gedrag is te veranderen. In de praktijk valt dat echter niet altijd mee. Tijdens de training realiseert men zich dat het ook anders kan, maar in de dagelijkse hectiek vallen veel facility managers terug in oude patronen. Om deze echt te veranderen moet men over een flinke drempel heen stappen.

Daarnaast krijgen de meeste facility managers zelden of nooit directe kritiek. Ze worden weinig tegengesproken door facilitair medewerkers en leveranciers. Het risico om uit de gratie te raken is voor deze partijen te groot. Gevlei is de norm en dat stimuleert verandering niet, integendeel.

Risicomijdend gedrag

De facility manager wordt zelf ook maar weinig geprikkeld om te veranderen. De prijs voor een mislukte andere aanpak is, zeker richting de boardroom, erg hoog. Bovendien is de vertrouwde oude aanpak beproefd, dus waarom zouden we deze dan veranderen? Het risico dat het misgaat is veel te groot. Menig facility manager houdt niet van kwetsbaarheid of onzekerheid en dus wordt er vastgehouden aan succesformules.

Terwijl verandering juist essentieel is! De moderne facility manager moet een flexibele organisatie bouwen die zich snel kan aanpassen. Dat vereist bereidheid te experimenteren en tegenvallers te incasseren zonder op te geven. Vallen, opstaan, en weer doorgaan. Steeds opnieuw.

Naast de brede karaktertrekken en werkwijzen die hierboven staan beschreven vindt u hieronder drie tips die u direct kunt toepassen in de dagelijkse praktijk.

3 praktische tips voor facility managers

  1. Vermoeidheid is een obstakel voor verandering. Plan ruimte in de dag om de accu op te laden. Zo blijft u fris naar zaken kijken.
  2. Tijdens vergaderingen zijn mensen bijna de helft van de tijd geestelijk afwezig. Ook dat leidt ertoe dat de facility manager terugvalt op vertrouwd gedrag. Vraag iemand bij een opmerking of punt van kritiek om verder uit te leggen wat hij of zij bedoelt. Zo betrekt u mensen bij de besluitvorming.
  3. Maak dagelijks aantekeningen! Schrijf zaken op in plaats van te vertrouwen op uw geheugen. Op die manier kunt u altijd terugkijken en analyseren welke acties en beslissingen effect sorteerden en welke minder of niet.