Waarom klanten zich uw receptieservice herinneren, of juist niet (deel 3)

Stappenplan voor professionele receptie service

De eerste blog in deze driedelige serie ging over de belangrijkste oorzaken van een doorsnee receptie service. De tweede over het profiel en de werkzaamheden van de receptioniste 2.0. In de derde en laatste aflevering heb ik het over de concrete route naar een onvergetelijke receptie service.

In 5 stappen naar de beste uitbestede receptie service

Mensen willen gezien en gewaardeerd worden, en terecht! Een medewerker voelt zich vanzelfsprekend graag thuis op het werk en bezoekers worden geïnspireerd door een onderscheidende verwelkoming. Het is daarom dat moderne bedrijven steeds vaker hun receptiediensten uitbesteden. Zij kiezen voor een echt bijzondere beleving in hun kantoor of gebouw. Uitbesteding van de receptie services aan gespecialiseerde facilitaire dienstverleners neemt dan ook een vlucht.

Van deze leveranciers mogen receptie services van niveau verwacht worden. Hoe doen zij dat? Natuurlijk zijn er meerdere methodes die werken, maar ik vertel u graag meer over de manier waarop we deze uitdaging bij bouwens& tegemoet treden. Laten we samen door een beknopte samenvatting van de verschillende fasen lopen:

1. Werving en selectie van receptionistes

Door met elkaar in gesprek te gaan en uw locatie te bezoeken worden de wensen, behoeften, en unieke kenmerken van uw bedrijf in kaart gebracht. We willen namelijk receptionistes inzetten die volledig passen bij uw cultuur, uw identiteit, en uw DNA. De vaardigheden en werkzaamheden van de receptioniste worden vastgelegd in een functieprofiel. Ook schrijven we een handboek met procedures en een uiteenzetting van de werkwijze.

"In de frontlinie van een kantoor laat de receptioniste zien wie zij werkelijk is."

Houding en karakter zijn voor ons minstens zo belangrijk als opleiding en ervaring. Daarom kijken wij verder dan het cv van een kandidaat. Het gaat er immers om dat bezoekers en medewerkers van uw organisatie een positief gevoel overhouden aan hun bezoek. Mensen zullen de receptioniste niet vragen naar haar vorige baan, maar haar beoordelen op haar gedrag. In de frontlinie van een kantoor laat de receptioniste zien wie zij werkelijk is. De harde kenmerken van de kandidaat kan de recruiter snel afvinken. Zachte kenmerken zoals benaderingswijze en vriendelijkheid vragen om een uitgebreide analyse.

2. Training en inwerken van receptionistes

Allereerst is er een schriftelijke introductie van meerdere kandidaten, een persoonlijke kennismaking, en een positieve beoordeling vanuit de opdrachtgever. Pas dan sluiten we arbeidsovereenkomsten met de geselecteerde receptionistes. Voorafgaand aan hun eerste werkdag volgen zij een intensief programma van trainingen, cursussen en inwerkdagen.

3. Start receptie services

We beginnen op de gewenste startdatum met de uitbestede receptie services.

4. Ontwikkeling en begeleiding van receptionistes

Als we eenmaal de juiste receptionistes in de frontlinie hebben opgesteld staan we voor de volgende fase: het continu ontwikkelen van hun kwaliteiten en talenten. Een van de belangrijkste kenmerken van de receptioniste 2.0 is namelijk dat zij altijd bij wil blijven leren. Zij heeft de ambitie om op persoonlijk niveau te groeien en uw uitbestede receptie service te optimaliseren en perfectioneren. Wanneer uw receptie service zich voortdurend blijft verbeteren houdt u een voorsprong op de concurrentie.

"In een betrokken cultuur werken de receptionistes zelf aan verbeteringen."

Trainingen van de Hospitality Academy en coaching van de receptionistes leidt tot meer plezier in het werk en betere prestaties. Tijdens regelmatige bijeenkomsten verzamelen we hun feedback. Dat levert waardevolle informatie op over klantgerichtheid, motivatie en betrokkenheid van de receptionistes, de processen, en de guest journey. Vervolgens zetten we in op de kracht van de receptionistes zelf, door hén met verbeteringen te laten komen. Op die manier ontstaan oplossingen die direct in de praktijk kunnen worden ingezet. De receptionistes worden erkend in hun vakgebied en blijven gemotiveerd om het beste van zichzelf te geven.

5. Optimalisatie en evaluatie uitbestede receptie services

De resultaten van de receptie services worden nauwkeurig gevolgd en geëvalueerd. Dit doen we tijdens periodieke bijeenkomsten, in managementrapportages, en met mystery visits. Zo zorgen we ervoor dat de uitbestede receptie service telkens op een hoger plan komt. Bezoekers en medewerkers worden dusdanig verrast dat zij ambassadeurs van uw bedrijf worden. Mensen raken betrokken bij uw activiteiten en beïnvloeden uit eigen initiatief anderen om zich ook aan te sluiten bij uw organisatie.

Van gedachten wisselen over het uitbesteden van uw receptie services? Laat het me weten via michael@bouwensen.nl of bel mij direct op 06-42623210. Ik sta u graag persoonlijk te woord!