Receptie uitbesteden, de nieuwe norm

Hoe organisaties kosten besparen door gastvrijheid te omarmen

Uitbesteding van receptiediensten neemt momenteel razendsnel toe. Waarom kiezen organisaties hier eigenlijk voor? In deze blog heb ik het over de voordelen die uitbesteding van receptiediensten met zich mee brengt.

Receptie uitbesteden aan specialist

“Besteden we de receptie uit, of doen we het zelf?” Veel bedrijven stellen zichzelf tegenwoordig deze vraag. De samenwerking met een nieuwe leverancier lijkt wellicht een grote stap om te nemen. Terwijl uitbesteding aan een betrouwbare partner juist bijdraagt aan de dagelijkse operatie en een kostenbesparing oplevert! Bij uitbesteding van de receptie haalt u namelijk de expertise en ervaring van de leverancier in huis.

Focus voor de facility manager

Door Het Nieuwe Werken en de toenemende aandacht voor hospitality in de zakelijke omgeving zijn facility managers verantwoordelijk voor steeds meer diensten en producten. Zij coördineren immers alles dat medewerkers en bezoekers in staat stelt om hun werk zo goed mogelijk te doen. We hebben het dan over facilitaire activiteiten zoals:

• beveiliging;
• catering;
• schoonmaak;
• repro;
• gebouwbeheer;
• huisvesting.

Dat zijn heel wat draaiende bordjes die de facility manager in een dagelijkse balanceeract in de lucht moet houden. Tegelijkertijd is het belangrijk dat elke medewerker en bezoeker ontvangen wordt op een hartelijke manier die representatief is voor uw bedrijf. Door uitbesteding van de receptie wordt de facility manager ontzien en is er een perfecte ontvangst van eenieder die binnenstapt. Zo wordt een dubbele slag geslagen!

Facilitair regisseur door uitbesteding receptie

Door uitbesteding van de receptie en andere facilitaire diensten verandert ook de rol van de facility manager. Als facilitair regisseur geeft hij opdracht tot uitvoering van de diensten. De facility manager vertrouwt de dagelijkse coördinatie en aansturing toe aan de leveranciers. Zo krijgt de facility manager meer overzicht en focust hij zich op de zaken die er echt toe doen: de doelstellingen van het bedrijf bereikbaar maken, een inspirerend kantoor creëren, en de kosten beheersen.

Uitbesteding receptiediensten voor hogere klant- en medewerkerstevredenheid

Professionele werving, selectie, training en aansturing door de leverancier zorgen voor excellerende en bevlogen front office medewerkers. Het management van de leverancier heeft bovendien een sterke focus op hospitality en beleving en ziet waar de kansen liggen. De werkwijze en bedrijfskleding van de receptionistes worden uiteraard afgestemd op uw wensen en bedrijfscultuur. Zo heeft u het gevoel van een eigen medewerker, zonder alle rompslomp die daar voor u als werkgever bij zou komen kijken.

Uitbesteding van de receptiediensten leidt op deze manier tot een hogere klanttevredenheid, ook onder uw medewerkers. De werksfeer, de productiviteit en de reputatie van uw kantoor verbeteren; niet onbelangrijk voor de groei van uw onderneming! Door uitbesteding krijgt uw receptie de aandacht die deze verdient.

Voordelen van receptie uitbesteden

1. Bevlogen receptionistes, dus professionele ontvangst en gastvrije omgeving;
2. Hogere klant- en medewerkerstevredenheid;
3. Financiële besparing;
4. Meer ruimte voor FM om een regisserende rol in te nemen.

Receptie uitbesteden: duur of besparing?

Op het eerste oog lijkt uitbesteding van de receptie een kostbare keuze. Ga maar na: de leverancier berekent u alle kosten door die u als werkgever ook zou moeten maken. Zo zijn er loon, vakantiegeld, sociale premies en reiskosten. Daar komt een vergoeding aan de leverancier voor de werving, selectie, training, begeleiding, planning en bedrijfskleding bij. Het uurtarief van een professionele receptioniste komt dan uit op ongeveer 30 euro. Dit lijkt misschien veel, maar is het in feite niet.

Uitbesteding van de receptie scheelt het facility management van een bedrijf namelijk een hoop tijd. Het is niet langer nodig om zelf mensen te werven, te screenen, contracten op te stellen, functioneringsgesprekken te voeren, roosters te maken, invalkrachten op te roepen, en bedrijfskleding te regelen en onderhouden. Voor een receptie met twee receptionistes is de besparing circa 0,3 fte. Bij meer receptionistes of meerdere locaties loopt het voordeel snel op. Het is dus verstandig om deze besparing mee te laten wegen bij het nadenken over uitbesteding!

Wilt u reageren op deze blog? Ik ben benieuwd naar uw reactie. Overweegt u uitbesteding van uw receptie? Dan vertel ik u graag over de kansen en mogelijkheden voor uw organisatie.