Flexibele Receptioniste bij bouwens&

Vianne van den Boomen is één van de Flexibele Receptionistes van bouwens&. Ze verzorgt de ontvangst van gasten en medewerkers voor diverse opdrachtgevers. Dit afwisselende werk kan hier en daar best uitdagend zijn. Vianne vertelt over de dagelijkse praktijk en over hoe ze bij bouwens& een plek vond.

Van grondstewardess naar Flexibele Receptioniste

Het is een weg die meer hosts en receptionistes bewandelen; die van een job in de luchtvaart of hotellerie naar een functie in de zakelijke hospitality. In beide omgevingen krijgt je als ‘dienstverlener’ te maken met bewuste en kritische klanten en moet je aan hoge verwachtingen zien te voldoen. Ook Vianne doet, na haar TIO opleiding, eerst 5 jaar ervaring op als grondstewardess op Schiphol.

Net als de activiteiten van de Flexibele Receptioniste is ook het werk van de grondstewardess behoorlijk afwisselend en veeleisend. “Ik werkte voor behoorlijk wat verschillende maatschappijen en die hadden bijvoorbeeld allemaal een ander check-in systeem. Dus moet je wel goed opletten!” Daartegenover staat dat elke luchtvaartmaatschappij een herkenbare eigen klantenkring heeft en er elke keer een ander soort mensen voor je balie staat. “Sommige vluchten zaten duidelijk vol met zakenmensen en de volgende was dan weer een echte vakantietrip. Daardoor konden we soms losser en meer ontspannen handelen en moesten we soms wat serieuzer en sneller doorwerken.”

Flexibele Receptioniste houdt van afwisseling

Het is juist die afwisseling die Vianne aantrekt in het werk en ze neemt dan ook met tegenzin afscheid van de luchtvaart als daar bezuinigd wordt. Maar, zoals dat gaat in het leven, de ene deur sluit en de andere opent. Inmiddels is Vianne alweer twee jaar tot grote wederzijdse tevredenheid Flexibele Receptioniste bij bouwens&.

Daar heeft ze gelukkig een portefeuille met opdrachtgevers die haar eenzelfde afwisseling en uitdaging biedt als haar werk op Schiphol. Zo verwelkomt ze de ene dag juristen en cliënten van een advocatenkantoor op de Zuidas. De dag erna stapt ze in de trein naar de Bijlmer om het gezicht en visitekaartje te zijn voor een IT bedrijf. “Dat is een heel gezellig en ontspannen bedrijf, zo tussen al die ict-ers.” 

Van advocaten naar een radiostudio

In een andere willekeurige week zet Vianne haar ervaring bijvoorbeeld in op de dynamische kantoor- en redactieomgeving van BNR (Business News Radio) en Het Financieele Dagblad, schuin tegenover het Amsterdamse Amstelstation. “Dat is natuurlijk een hele andere sfeer dan een advocatenkantoor. Alleen al door de gasten voor de radio en de krant die de hele dag binnenkomen en door ons begeleid worden naar hun afspraak.”

Op het moment dat we Vianne via de telefoon spreken zit ze op het hoofdkantoor van BOVAG in Bunnik. Daar ontvangt ze zakenrelaties van Bovag of groepen die vergaderruimtes huren. “Dat kunnen allerlei soorten mensen zijn, want BOVAG verhuurt ook aan derden. Ook dat zorgt weer voor afwisseling.”

De taken van de Flexibele Receptioniste

Alhoewel opdrachtgevers en kantoren nogal van elkaar kunnen verschillen, heb je als Flexibele Receptioniste uiteraard wel een bepaald basispakket aan taken en verantwoordelijkheden. “Een van onze hoofdactiviteiten is het verwelkomen en op het gemak stellen van gasten en bezoekers. Daarnaast voeren we ook verschillende administratieve zaken uit zoals het beantwoorden van mailverkeer en telefoon. Tussendoor letten we goed op of de gast opgehaald moet worden voor diens afspraak, of de wachtruimte netjes is, nemen we pakketjes aan, bellen we een taxi voor een gast als het regent, tja.. we doen best veel eigenlijk hahaha!”

Flexibele Receptioniste en het handboek receptie 

Omdat je als Flexibele Receptioniste te maken hebt met verschillende culturen, protocollen, en personeelsbestanden, is het voor de continuïteit van de dienstverlening bij bedrijven belangrijk om altijd een actueel handboek voor de receptie te hebben. “Zeker als je ergens een maand niet bent geweest, kan er van alles veranderd zijn. Bij sommige bedrijven is dat nog gewoon een fysiek boek, maar bij veel recepties is dit een bestand waarvoor toegang verleend moet worden. “Zeker in verband met de nieuwe privacywetgeving kiezen veel opdrachtgevers er voor om dit digitaal aan te leggen.”

Tips voor potentiële Flexibele Receptionistes!

Vanzelfsprekend vragen we Vianne of ze haar werk aan anderen zou aanraden. “Natuurlijk! Kijk, het is wel essentieel dat je je goed kunt aanpassen aan verschillende omgevingen en dat je dat ook leuk vindt.” Dit klinkt logisch, want het klantenbestand van de Flexibele Receptioniste verandert constant en dus zijn er voortdurend nieuwe leermomenten en uitdagingen. Daar word je wel in begeleid.

“Meestal is er een kennismakingsgesprek met de facilitaire afdeling waarin gekeken wordt of het ‘klikt’. In dat gesprek legt de opdrachtgever ook helder uit wat voor een soort ontvangst en contact met de gasten zij op het oog hebben.” Daarnaast zijn er inwerkdagen waarop je door vaste receptionistes wordt geïntroduceerd in de cultuur van de betreffende opdrachtgever. “Als je die basis kent en je hebt enige ervaring, dan kun je aan de dagelijkse werkzaamheden al snel je eigen draai geven, dat maakt dit werk zo leuk!”