Waar moet de receptie van een bedrijf aan voldoen?

Waar moet de receptie van een bedrijf aan voldoen? Wat is receptiewerk eigenlijk? En wat betekent een goede receptioniste voor een bedrijf? Het zijn veel gestelde vragen die we voorleggen aan Hanneke van Diggele, HR Manager voor bouwens&.

De loopbaan van Hanneke binnen human resource begint bij een hostess bureau. Na daar kennis gemaakt te hebben met recruitment en human resource management, komt ze terecht bij bouwens&. Als HR Manager is ze onder meer verantwoordelijk voor de werving en selectie van de mensen op het hoofdkantoor in Amsterdam en de hosts (receptionistes en beveiligers) voor de opdrachtgevers. Zij weet dus als geen ander waar een receptie aan moet voldoen.

Waar moet een receptie aan voldoen?

Als HR Manager mag Hanneke elke dag weer op een creatieve manier antwoord geven op deze vraag. Natuurlijk vallen hierin vele aspecten te onderscheiden. De receptie zelf bijvoorbeeld is idealiter ingericht op een dynamische ontvangst. Het mag eigenlijk geen fysieke barrière zijn waarachter de receptionistes zich ‘verschuilen’. Vervolgens is het belangrijk dat er heldere afspraken en instructies liggen en dat de communicatie en technologische voorzieningen op orde zijn. Ook de aankleding van zowel de receptionistes als de receptie zelf (bloemen, decoratie, kranten, etc) zijn belangrijke elementen in een goede receptiedienst. Echter, zeker vanuit de HR Manager bekeken valt of staat een gestroomlijnde, persoonlijke ontvangst op een modern kantoor met het vinden van de beste, meest gemotiveerde mensen. Hanneke en haar collega's zoeken voor deze posities dan ook een bepaald type sollicitant.

“In het ideale profiel van de receptionistes waar wij naar zoeken staat ervaring in de hotellerie of als stewardess hoog op het lijstje. Vooral deze mensen zijn namelijk erg flexibel ingesteld. Dat geldt zowel voor het takenpakket als voor de werktijden. Voor ons is het belangrijk dat je wijd inzetbaar bent en dat het geen probleem is als je een uurtje eerder moet komen of langer moet werken.” 

Opleiding voor receptioniste

Wat receptiewerk inhoudt, waar een goede receptie aan voldoet, of wat je als receptioniste betekent voor een bedrijf kun je niet leren op een specifieke opleiding. Waar hebben de meeste receptionistes die bouwens& werft hun vaardigheden dan geleerd?

“In veel gevallen hebben receptionistes de Hotelschool gedaan. Er is ook een opleiding Hospitality Management aan de TIO Hogeschool en één die Luchtvaart en Dienstverlening heet aan de ROC in Hoofddorp.Vaak is het MBO 2. 

Natuurlijk proberen we onze horizon wel zo breed mogelijk te houden. Zeker in een markt waarin de economie aantrekt moet je er snel bij zijn om de goede mensen te binden. Dan kun je geen oogkleppen ophebben en je blindstaren op alleen maar de harde criteria zoals de opleiding.”

Zoektocht naar de beste mensen

Het vinden van talentvolle receptionistes en beveiligers is dus een belangrijke voorwaarde voor het verzorgen van hoogwaardige receptiediensten. In het aantrekken van deze mensen spelen de arbeidsvoorwaarden en de HR Adviseurs van bouwens& een centrale rol. Wat onderscheidt bouwens& als werkgever?

“Ik denk dat wij zeker in vergelijking met de grote spelers in de markt een betrokken werkgever zijn. We hebben bijvoorbeeld geen personeelsnummers. Door de omvang van ons medewerkersbestand kennen we gewoon iedereen. Omdat de lijnen dus heel kort zijn is er veel direct persoonlijk contact.

Daarnaast gaan we ook voor lange relaties met onze mensen en bieden wij ze na drie tijdelijke contracten een vast contract aan. En als iemand op zoek is naar een nieuwe uitdaging is er ruimte voor een verticale ontwikkeling bij een andere opdrachtgever.

Maar we moeten zeker in een krappe arbeidsmarkt wel ons best doen hoor. Het is echt niet alleen maar ‘post and pray’, ofwel je vacatures op de platforms uitzetten en wachten tot er een reactie komt. We gaan echt elke dag actief op zoek naar de beste receptionistes en beveiligers.”

Coaching

Ook al zitten Hanneke en haar collega’s dicht op de kwaliteit van de geleverde diensten en vinden zij talentvolle mensen, soms moet er toch bijgestuurd worden.

“Natuurlijk proberen we iedereen zo goed mogelijk voor te bereiden op de werkzaamheden en de omgeving, maar iedereen heeft daar een ander beeld bij. Soms instrueer je iemand tot in detail. “Geen sieraden omdoen, focus op je motivatie en je daadkracht, niet dit of dat zeggen…” Maar dan hoor je achteraf toch dat het niet helemaal goed is gegaan. Kijk, soms is iemand gewoon heel erg naturel en kun je ze gewoon zichzelf laten zijn. Bij anderen moet je wat meer bijsturen.”

De eisen waar een perfecte receptie aan voldoet

Uiteindelijk is het de bedoeling dat alles goed gaat, de juiste mensen zijn gevonden en de dienstverlening tot in de puntjes is verzorgd. Hoe ziet een receptie eruit die aan alle eisen voldoet?

“Ik zeg altijd dat je wel 100 keer per dag een rode loper moet uitleggen voor iemand. Waarbij het erom gaat dat het de 100stekeer net zo goed en enthousiast gebeurt als de eerste keer. Zowel bij binnenkomst als bij vertrek. Bezoekers moeten het gevoel hebben dat er iemand staat die naar ze luistert en het gewoon regelt. Dan begint zo iemand ook gemotiveerd en positief aan een meeting.

Dat is waarom opdrachtgevers met ons in zee gaan. Wij zijn de specialisten en wij moeten hen de zorgen uit handen nemen. Als mensen die bij bouwens& komen solliciteren die onze gedachte niet vanuit zichzelf begrijpen, gaat het waarschijnlijk niet werken.”

Lees ook: Waarom is een receptioniste belangrijk?

In deze serie blogs spreken medewerkers van bouwens& over hun werk. Ze benoemen uitdagingen en valkuilen, vertellen over hun motivatie, en leggen uit wat er voor nodig is om succesvol te zijn in de wereld van hospitality.