4 irritaties als je naar een bedrijf belt (en tips voor receptionisten om bellers gastvrij te woord te staan)


Gastvrijheid staat bij veel organisaties hoog op de agenda. Facility managers willen een unieke beleving voor bezoekers en klanten creëren. Daarmee is de belangstelling voor de organisatie en inrichting van de front office alsmede voor het werk van de receptioniste toegenomen.

Gastvrijheid gaat echter veel verder dan een vriendelijke receptioniste die bezoekers een warme ontvangst biedt. Neem bijvoorbeeld het telefonisch contact met bellers. Het is een belangrijk onderdeel van de eerste indruk van bedrijven dat vaak wordt vergeten.

Wat zijn de ergernissen van mensen die een bedrijf bellen? Vier veelvoorkomende irritaties onder bellers. Inclusief tips voor receptionisten om een beter telefoongesprek te voeren.

1. Je belt naar een bedrijf en pas na heel lang wachten wordt de telefoon opgenomen. (Tip: een moderne telefooncentrale toont de bellers die lang moeten wachten, dus kan de receptioniste zich verontschuldigen voor het wachten.)

2. De medewerker voor wie je belt is er niet en je wordt gevraagd om “op een ander moment” terug te bellen. (Tip: noteer als receptioniste de naam en het telefoonnummer van de beller en de aanleiding van het telefoongesprek. Geef aan wanneer de beller teruggebeld zal worden.)

3. Je vertelt aan de receptioniste dat je van het kastje naar de muur wordt gestuurd en de receptioniste kan verder niets voor je doen. (Tip: receptionisten dienen de juiste vragen te stellen om de juiste informatie te verzamelen, zodat doorverbinden in één keer goed gaat.)

4. Eindelijk heb je de juiste persoon aan de telefoon, maar dan moet je het hele verhaal opnieuw vertellen. (Tip: de receptioniste informeert de persoon voor wie wordt gebeld kort en bondig over de reden van het bellen en verbindt pas daarna door.)