bouwens& FD Mediagroep
Inkoopmanager Leo den Heijer is op het kantoor van FD Mediagroep in Amsterdam verantwoordelijk voor het facility management. Hij vertelt over de samenwerking sinds 2010 met bouwens&. Hoe kwam deze tot stand en hoe verliepen bijvoorbeeld aanbesteding en implementatie?
FD Mediagroep, waarin Het Financieele Dagblad, BNR Nieuwsradio en een aantal kleinere ondernemingen zijn opgenomen, houdt kantoor aan het voor Amsterdammers en forensen bekende Prins Bernhardplein: een drukke rotonde vlak bij het Amstel Station. Daar bevinden zich niet alleen de werkplekken van de organisatie, maar ook radiostudio’s en een aantal vergaderzalen. bouwens& verzorgt er de receptiediensten. Den Heijer: “Dit betekent dat in goed overleg met ons wordt gezorgd voor de werving en selectie van de receptionistes. Daarnaast doet bouwens& de planning en zorgen ze bij ziekte of afwezigheid voor vervanging.”
Eerder werd samengewerkt met een grotere landelijke speler in de facilitaire markt, tot ruim acht jaar geleden werd besloten op zoek te gaan naar een partner met een meer persoonlijke insteek.
Ook wilde FD Mediagroep af van het zogenaamde ‘beveiligingskarakter’. “We waren op zoek naar receptionisten die oog hebben voor onze gasten. Er komen hier niet alleen medewerkers over de vloer, maar ook voor ons belangrijke gasten zoals politici, ondernemers en bestuursleden; mensen die met aandacht benaderd dienen te worden. Ook qua verzorging en uitstraling zat het goed. bouwens& werkt standaard met keurige kleding die niet direct als die van een leverancier herkenbaar is, en door kleine aanpassingen in de details past in de stijl van FD Mediagroep.”
“Wat we zochten was de persoonlijke betrokkenheid die je verwacht van je eigen mensen; zowel bij de leverancier als bij de receptionisten.”
Wat verder ter sprake komt is de slagkracht die bouwens& meebrengt. De mensen waarmee Den Heijer aan tafel zit kennen niet alleen de dossiers, maar hebben ook de bevoegdheid om daarin beslissingen te nemen die direct effect hebben op de vloer.
Hoe is FD Mediagroep eigenlijk bij bouwens& terecht gekomen?
“Je gaat in zo’n proces natuurlijk af op referenties; die waren in orde. Vervolgens merkten we al snel dat we te maken hadden met een jonge, enthousiaste organisatie, en een wijze van presentatie die bij ons past. Die factoren, gecombineerd met de commerciële condities, hebben ons voor bouwens& doen kiezen.”
“Ik hoef niet eerst met een regiomanager te overleggen, die vervolgens naar zijn landelijke manager stapt, die op zijn beurt een directielid inschakelt et cetera… Dat schakelt snel.”
Dan begint het proces van samenwerking natuurlijk pas echt. Hoe kijkt Den Heijer daarop terug?
“Ook dat is allemaal zeer correct gegaan. Er is iemand gekomen die de werving en selectie, maar ook de opleiding van de dames heeft verzorgd. Gegeven is, dat er een nieuwe samenwerking tussen mensen ontstaat, waarbij altijd obstakels kunnen ontstaan. Waar nodig is hier echter goed op ingesprongen. Na verloop van tijd kan er altijd besloten worden dat de nieuwe situatie niet werkt; het blijft mensenwerk, maar bouwens& kijkt voortdurend met veel aandacht en zorg naar de behoeftes en de werkomgeving van de klant. Wij zijn een mediabedrijf met een behoorlijk vrije structuur, wat een open werkklimaat met zich meebrengt. Mensen moeten dus zakelijk en correct, maar ook ontspannen aan worden gesproken; de dames zijn toch het eerste visitekaartje wat wordt afgegeven. Die balans snappen ze bij bouwens& goed.”