Onbemande receptie versus moderne receptioniste

Zeker met de huidige stand van de technologie kunnen bedrijven in hun kantoor kiezen voor een receptie zonder personeel. Organisaties die hun bezoekers en werknemers serieus nemen, begrijpen echter dat zo een ‘koude’ ontvangst niet tot optimale resultaten leidt. Oprichter Michael Bouwens laat zijn licht hierop schijnen.

Receptie zonder personeel

Het is voor bezoekers van uw kantoor het eerste moment van direct contact en uw werknemers komen er elke dag langs: de receptie of frontdesk. Deze positie kan op vele manieren ingevuld worden. Zeker met behulp van technologie zijn er veel mogelijkheden. Ook bij een receptie zonder personeel kunnen mensen elkaar ontmoeten, op eigen houtje een vergaderruimte boeken, of zelfstandig een ander vraagstuk dan wel probleem oplossen. Er zijn tegenwoordig immers ook hotels waar gasten inchecken bij een automaat en er geen receptioniste of conciërge meer aan te pas komt.

Uitbestede receptie toont ambitie

De vraag is dan ook niet zozeer wat er mogelijk is, maar wat er in de specifieke situatie van een bedrijf wenselijk is. Hoe wil je als organisatie jouw bezoekers en collega’s verwelkomen en bijstaan bij het uitvoeren van hun kerntaken en het behalen van hun doelen? Daarover zegt Michael: “Organisaties en bedrijven die persoonlijk contact met hun klanten en werknemers belangrijk vinden, zorgen ervoor dat het ‘voorportaal’ ook op orde is.” Met het voorportaal bedoelt hij al het contact met de klant voordat de kernactiviteit van het bedrijf begint. “Een receptie zonder personeel leidt in de praktijk toch meestal tot wat wij een koude ontvangst noemen.” In de facilitaire markt spreekt men over een koude ontvangst wanneer er bij binnenkomst niet voor een gast wordt gezorgd. Of wanneer bijvoorbeeld niet duidelijk is waar de bezoeker exact moet zijn en waar plaats te nemen tijdens het wachten op de afspraak.

Receptiedienst als toegevoegde waarde

Voor sommige bedrijven is het uitbesteden van de eigen receptiediensten een flinke drempel. Zaken als personeelsadministratie, aansturing, en planning lijken veel werk voor een dienst die niet direct waarde lijkt toe te voegen aan de organisatie. Een misvatting die Michael graag direct pareert. “Natuurlijk zijn er kosten verbonden aan een hoogwaardige uitbestede receptiedienst. Maar daar staan wat mij betreft een hoop voordelen tegenover. En wij nemen onze opdrachtgevers in de praktijk zoveel zorgen uit handen dat ze later vaak lachen om hun aanvankelijke twijfels.”

Onderscheidende receptiediensten

Het belangrijkste voordeel is volgens Michael het verschil dat een goede receptiedienst maakt bij de gast. Stel, u wordt als potentiële klant of werknemer ergens uitmuntend ontvangen door een vriendelijke en professionele receptioniste die u verwacht en u bij naam kent. Bij uw volgende afspraak elders moet u zelf op zoek naar de juiste persoon of ruimte. Hierdoor komt u net te laat en ietwat gespannen de afspraak inlopen. “Met welk bedrijf zou u in zee gaan? Waar zou u willen werken?”.

Onbemande receptie niet voordeliger

Daarnaast is een aantal indirecte redenen aan te wijzen dat de meeste gerenommeerde organisaties doet kiezen voor een volledig bezette en uitbestede receptiedienst. Zo is er de tijdbesparing door de eigen medewerkers. Een moderne receptioniste of host doet namelijk meer dan alleen vriendelijk lachen en een kopje koffie brengen. Zij zijn inzetbaar voor een keur aan ondersteunende taken. “Dat kan uiteenlopen van het aannemen van pakketjes of bloemen, tot het beheren van de vergaderzalen en het reserveren van taxi’s of het boeken van trein- en vliegtickets.” Werknemers kunnen zich zo volledig richten op hun kerntaken, zonder tijdverlies op de randzaken. Op deze manier draagt een gestroomlijnde receptiedienst bij aan de efficiëntie van een organisatie.

De receptie als veiligheidswaarborg

Een ander voordeel van een receptie met goed opgeleide en alerte receptionisten is het veiligheidselement. Wie let er bij een onbemande receptie op de personen die uw kantoor binnenlopen en of zij daar wel horen te zijn? Een getrainde receptioniste is alert op de entree en vangt mensen direct op om hen te helpen. Zo worden ongewenste individuen snel herkend en is de toegang veilig.

De toekomst van receptiediensten

Toch kan niemand ontkennen dat de technologie in de komende jaren ook de facilitaire markt ingrijpend zal veranderen. Michael Bouwens voorspelt dat robots en verregaande automatisering ook receptiediensten sterk zullen gaan beïnvloeden. “Wie weet worden we over 20 jaar wel nergens meer door een medemens geholpen en vinden we dat allemaal geweldig. Voor nu ben ik overtuigd van de waarde van de menselijke factor in de zakelijke omgeving. Bij bouwens& gaan we voor een gevoel dat lijkt op thuiskomen. En zeg nou zelf, wil je thuis worden verwelkomd door een robot, of door een vriendelijk lachend familielid?”

De voordelen van een professionele, uitbestede receptiedienst:

• Professionele uitstraling;
• Concurrentievoordeel;
• Verhoogde efficiëntie door extra taken receptionisten;
• Tevreden werknemers die volledig zijn gericht op kerntaken;
• Kostenbesparing door combineren functies.