3 tips voor een bezoek aan uw kantoor dat gasten bij blijft

Hoe kan de receptionist de alledaagse contactmomenten met bezoekers veranderen in een onvergetelijke klantbeleving?

Drie tips voor een professionele receptieservice.


Groetplicht is heel normaal

Hoewel de groetplicht van militairen - de plicht van iedere militair om te salueren op het moment dat men een meerdere tegenkomt - in Nederland sinds 1973 is afgeschaft, geldt deze ‘plicht’ voor receptiewerk nog steeds. De moderne receptionist heet iedere gast welkom en vraagt hoe zij kan helpen. Dit maakt het werk van de receptionist uitdagend en afwisselend en tegelijkertijd wordt het een feestje voor mensen die naar binnen stappen.

Wachten is ook een beleving

Na de begroeting volgt vaak het wachten. Zorg ervoor dat de wachtruimte opgeruimd en schoon is en een landelijke krant van dezelfde dag alsmede documentatie over het bedrijf, zoals een corporate brochure of jaarverslag, klaar liggen.

Gun bezoekers koffie die beter is dan zij thuis drinken. Zij verdienen een echte, versgemalen kop espresso of cappuccino. Houd mensen op de hoogte van de eventuele wachttijd. Duurt het wachten lang? Bied een tweede kop koffie aan.

Uit het oog, nooit uit het hart!

De receptionist (of de medewerker met wie de afspraak plaatsvindt) begeleidt bezoekers door het kantoor naar de juiste vergaderruimte. Is lunch besteld of assistentie bij het gebruik van de beamer gewenst? De receptionist regelt het.

Zodra bezoekers uit het oog zijn, worden zij echter vaak vergeten. De receptionist denkt dat het werk erop zit, maar niets is minder waar. Vertrekkende gasten die een uitrijkaart of zelfs een flesje water overhandigd krijgen en een fijne dag toegewenst worden, voelen zich bijzonder en lopen met een glimlach naar buiten.