Het oplossen van een complexe puzzel, daarop lijkt het inplannen van personeel nog het meest. Om die reden schakelen steeds meer bedrijven een planner in – een soort puzzelmeester die zorgt voor de juiste balans tussen de behoefte en de beschikbaarheid van personeel. Bij bouwens& vervult Anne-Roos de Vaal (29) deze rol. Vanuit ons Amsterdamse hoofdkantoor houdt zij een hoop ballen in de lucht. Wat doet een Senior Planner bij ons precies, en welke uitdagingen brengt deze functie met zich mee?
In een bedrijf als bouwens&, gericht op persoonlijke dienstverlening, is Anne-Roos een onmisbare schakel in onze organisatie. Vanwege het brede scala aan services dat wij aanbieden, is haar takenpakket buitengewoon dynamisch. Ze onderhoudt nauw contact met zowel opdrachtgevers als medewerkers, wat een scherp oog voor detail en sterke communicatieve vaardigheden vereist. Bovendien is ze verantwoordelijk voor de volledige operationele planning, zoals het inroosteren van onze beveiligers en receptionisten. Maar hoe ziet een typische dag eruit? Anne-Roos aan het woord.
06:00 uur
Mijn werk fungeert regelmatig als wekker: eens per maand heb ik ‘piketdienst’. Dan heb ik een week lang de noodtelefoon bij me. Vanaf 6:00 uur kunnen medewerkers zich ziekmelden. Met een beetje geluk heb ik meteen een Flexibele Host beschikbaar om het werk over te nemen. Als dat niet meteen lukt, zet ik alvast lijnen uit voordat ik in de auto spring van mijn woonplaats Baarn naar ons kantoor in Amsterdam. Ik werk vier-om-vijf dagen per week van 08:00 tot 16:30 uur. De tijd dat ik niet werk, weten mijn collega’s van de planning en het operationeel management precies wat er speelt. We vertrouwen elkaar volledig; onze band vormt de basis voor het plezier waarmee ik mijn taken verricht.
08:00 uur
Bijna elke ochtend open ik ons kantoor aan Emmaplein 2. Ik begin graag vroeg, zodat ik in alle rust mijn e-mails kan verwerken en urgente zaken kan oppakken. Roosters maken, corrigeren en aanpassen zijn mijn belangrijkste taken. Wie werkt waar, bij welke opdrachtgever, en welke diensten vervult hij of zij die dag? We maken gebruik van ons eigen planningssysteem, Extranet, dat is ontworpen voor een zo efficiënt mogelijke organisatie. Het heeft alles wat we nodig hebben om de roosters te maken, vakanties in te plannen, en verlof en ziekte te verwerken. Ook gegevens van opdrachtgevers worden hierin opgenomen, en we gebruiken het om rapportages te genereren.
11:00 uur
Op het hoofdkantoor ben ik een echte duizendpoot. Samen met collega’s beman ik de telefoon en beheer ik de algemene e-mailadressen. Zijn er verjaardagen, of ander lief of leed te delen? Dan zorgen wij voor een kaartje, een boeket of een cadeautje. Ik houd erg van deze extra taken; ik kan niet tegen eentonigheid! Rond 12:00 uur halen we verse broodjes bij de bakker en lunchen we met elkaar aan de grote lunchtafel. Iedereen die op kantoor aanwezig is, eet gezellig mee.
14:00 uur
Wekelijks houden we een operationeel overleg. Dan zit ik samen met het Operations-team; Sales sluit eens per maand aan, en Finance ook. We bespreken onderwerpen zoals de noodtelefoon, recruitment, planning, bijzonderheden met betrekking tot opdrachtgevers, en andere algemene zaken. De planning is altijd ‘work in progress’, dus gebruik ik eventuele vrije tijd in de middag om verder te plannen naar de toekomst toe. Ik ben ook medeverantwoordelijk voor de controle van facturen op uren, dagen en tijden.
16:00 uur
Voordat ik wegga, check ik nog even de mailbox. Altijd spannend, want ik trek niet zomaar de deur achter me dicht. Een goede werkethiek hoort bij deze baan. Als er bijvoorbeeld op het laatste moment een chauffeursaanvraag voor de volgende dag binnenkomt, dan probeer ik dat nog te regelen voordat ik vertrek. Of als iemand belt wiens bedrijfskleding is gescheurd, ga ik zonder enige tegenzin nog even een nieuw exemplaar naar de locatie brengen, ook als mijn werkdag er officieel op zit. Wij denken en werken als een echte familie, en familie laat je niet in de kou staan.
16:30 uur
Als alles op orde is, rij ik terug naar huis. Tenzij er een leuke teamborrel op het programma staat. We hechten waarde aan samen ontspannen: successen moet je vieren! Een al dan niet geplande informele borrel met collega’s draagt bij aan de team spirit. Ook kijken we altijd erg uit naar ons jaarlijkse bedrijfsfeest, zoals afgelopen januari in het Amstel Boathouse. Voor mij was die Winter Party extra bijzonder: het was de eerste keer dat ik heel veel medewerkers van bouwens& ontmoette – de mensen voor wie ik dag in dag uit de planning verzorg.
Anne-Roos de Vaal woont in Baarn en werkt in Amsterdam. Voordat ze bij bouwens& begon, was ze Bron- en contactonderzoeker bij de GGD (2020-2022). Van 2015 tot 2020 werkte ze als Grondstewardess, Flight Controller en Teamleider bij Aviapartner (Schiphol). Ze studeerde aan de School voor Toerisme en Recreatie (2011-2015).